Kehilangan KTP elektronik (KTP-el) saat sedang berada di luar kota tentu bisa membuat panik, apalagi jika jaraknya jauh dari daerah asal. Namun, perantau tidak selalu harus pulang kampung hanya untuk mengurus penggantian KTP yang hilang.
Data kependudukan sudah terintegrasi dalam sistem administrasi kependudukan nasional. Karena itu, pengurusan KTP-el yang hilang dapat dilakukan melalui layanan administrasi kependudukan sesuai mekanisme yang berlaku di daerah tempat pemohon berada. Ketentuan mengenai penerbitan KTP-el karena hilang juga tercantum dalam Permendagri Nomor 108 Tahun 2019.
Meski begitu, masyarakat perlu memperhatikan persyaratan yang diminta oleh Disdukcapil setempat. Sebab, mekanisme layanan, termasuk ketersediaan layanan daring atau layanan luar domisili, dapat berbeda antarwilayah.
Apakah KTP Hilang Harus Diurus di Kota Asal?
Tidak selalu. Pengurusan KTP-el yang hilang pada prinsipnya dapat dilakukan melalui layanan administrasi kependudukan yang disediakan Disdukcapil sesuai ketentuan yang berlaku.
Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 mengatur penerbitan KTP-el karena hilang atau rusak bagi penduduk WNI. Regulasi tersebut merujuk pada persyaratan yang ditetapkan dalam ketentuan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
Artinya, seseorang yang sedang bekerja, kuliah, atau tinggal sementara di kota lain tidak otomatis harus kembali ke daerah asal hanya karena KTP-el hilang.
Namun, sebelum datang ke kantor Disdukcapil, sebaiknya cek terlebih dahulu apakah daerah tempat tinggal saat ini menyediakan layanan cetak KTP-el luar domisili atau layanan administrasi kependudukan secara online.
Syarat Mengurus KTP Hilang di Perantauan
Dokumen yang perlu disiapkan antara lain:
- Surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
- Kartu Keluarga (KK).
- Dokumen atau formulir tambahan apabila diminta oleh Disdukcapil setempat.
Surat kehilangan dari kepolisian menjadi dokumen penting untuk menunjukkan bahwa KTP-el memang hilang. Sementara itu, KK digunakan sebagai dokumen pendukung untuk proses verifikasi data kependudukan.
Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 menyebutkan bahwa penerbitan KTP-el karena hilang atau rusak dilakukan berdasarkan ketentuan persyaratan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
Apakah Perlu Surat Pengantar RT/RW?
Untuk penggantian KTP-el yang hilang, jangan langsung berasumsi bahwa prosedurnya sama seperti pembuatan KTP-el pertama kali.
Persyaratan dapat berbeda sesuai jenis layanan dan kebijakan teknis daerah. Karena itu, pemohon sebaiknya memastikan langsung kepada Disdukcapil kabupaten/kota tempat layanan akan dilakukan.
Jika tersedia layanan KTP-el luar domisili, pemohon juga perlu memperhatikan ketentuan yang berlaku pada layanan tersebut. Beberapa regulasi daerah, misalnya, mensyaratkan bahwa layanan luar domisili dilakukan tanpa perubahan elemen data tertentu dan menggunakan KK sebagai dokumen pendukung.
Cara Mengurus KTP Hilang saat di Perantauan
Setelah dokumen disiapkan, prosesnya secara umum dapat dilakukan melalui tahapan berikut:
1. Buat Surat Kehilangan di Kepolisian
Langkah awal adalah melaporkan kehilangan KTP kepada kepolisian setempat untuk mendapatkan surat keterangan kehilangan.
Pastikan surat tersebut disimpan dengan baik karena akan digunakan sebagai salah satu dokumen pendukung penggantian KTP-el.
2. Siapkan KK
Setelah memperoleh surat kehilangan, siapkan KK. Jika memiliki salinan KK secara digital, tetap pastikan format dan dokumen yang diterima sesuai ketentuan Disdukcapil yang akan melayani.
3. Cek Layanan Disdukcapil Setempat
Cari tahu apakah Disdukcapil di kota tempat tinggal saat ini menyediakan layanan KTP-el luar domisili atau layanan pengajuan secara online.
Tahapan ini penting karena tidak semua daerah menerapkan mekanisme pelayanan dengan cara yang persis sama.
4. Ajukan Permohonan Penggantian KTP-el
Jika layanan tersedia, pemohon dapat mengajukan permohonan dengan membawa atau mengunggah dokumen yang dipersyaratkan.
Petugas kemudian akan melakukan verifikasi data kependudukan sebelum proses pencetakan KTP-el dilakukan.
5. Tunggu Proses Pencetakan
Setelah data dinyatakan sesuai dan permohonan diproses, KTP-el pengganti akan dicetak sesuai mekanisme pelayanan Disdukcapil.
Lama proses dapat berbeda bergantung pada jenis layanan, kondisi jaringan, ketersediaan blanko, serta kebijakan pelayanan di daerah masing-masing.
Apakah Harus Foto dan Rekam Ulang?
Tidak selalu. Untuk penggantian KTP-el yang hilang, prosesnya berbeda dengan pembuatan KTP-el bagi penduduk yang belum pernah memiliki KTP-el.
Data kependudukan dan biometrik penduduk yang sudah tercatat dapat digunakan dalam proses administrasi sesuai ketentuan. Karena itu, pemohon tidak otomatis harus melakukan perekaman dan foto ulang hanya karena KTP-el lama hilang.
Namun, apabila terdapat masalah pada data, perubahan data, atau kendala dalam proses verifikasi, petugas Disdukcapil dapat memberikan arahan tambahan sesuai kondisi pemohon.
Apakah Alamat di KTP Bisa Berubah?
Penggantian KTP-el karena hilang tidak dengan sendirinya mengubah alamat domisili.
Jika tidak ada perubahan data kependudukan yang diajukan, KTP-el pengganti pada dasarnya diterbitkan berdasarkan data kependudukan yang tercatat.
Hal ini juga berkaitan dengan prinsip NIK sebagai nomor identitas tunggal. Peraturan administrasi kependudukan menempatkan NIK sebagai nomor identitas penduduk untuk berbagai urusan pelayanan publik.
Jadi, tinggal sementara di kota lain karena bekerja atau kuliah tidak berarti alamat pada KTP otomatis berubah.
Bisa Mengurus KTP Hilang Secara Online?
Jawabannya bergantung pada layanan yang tersedia di daerah masing-masing.
Sebagian Disdukcapil telah menyediakan kanal pelayanan administrasi kependudukan secara digital. Namun, pengajuan online tidak berarti seluruh proses selalu selesai tanpa datang ke kantor pelayanan. Pada kondisi tertentu, pemohon tetap dapat diminta hadir untuk verifikasi atau pengambilan dokumen.
Karena itu, sebelum mengajukan permohonan, cek kanal resmi Disdukcapil kabupaten/kota tempat Anda berada. Hindari menggunakan situs atau jasa yang tidak jelas karena data kependudukan merupakan informasi pribadi yang penting.
Tips agar Pengurusan KTP Hilang Tidak Bolak-balik
Ada beberapa hal sederhana yang bisa dilakukan agar proses penggantian KTP lebih lancar.
Pertama, simpan surat kehilangan dari kepolisian dan KK dalam bentuk fisik maupun salinan digital. Kedua, pastikan data pada KK masih sesuai dengan kondisi terbaru.
Ketiga, tanyakan terlebih dahulu kepada Disdukcapil mengenai layanan luar domisili, persyaratan, jam pelayanan, serta apakah pendaftaran harus dilakukan secara online.
Yang tidak kalah penting, jangan memberikan NIK, foto KTP, KK, atau data pribadi kepada pihak yang menawarkan jasa pengurusan tanpa memastikan identitas dan legalitasnya.
Kesimpulan
Cara mengurus KTP hilang saat di perantauan tidak selalu mengharuskan pemiliknya pulang ke kota asal. Penggantian KTP-el dapat dilakukan melalui mekanisme administrasi kependudukan yang berlaku, termasuk layanan luar domisili apabila tersedia.
Dokumen yang perlu dipersiapkan umumnya mencakup surat keterangan kehilangan dari kepolisian dan KK. Setelah itu, pemohon perlu mengecek mekanisme layanan Disdukcapil setempat karena persyaratan teknis dan pilihan layanan dapat berbeda antarwilayah.
Dasar penerbitan KTP-el karena hilang tercantum dalam Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 yang masih berstatus berlaku dalam basis data JDIH BPK.
