Akta kelahiran bukan sekadar dokumen administratif. Dokumen ini menjadi bukti pencatatan kelahiran sekaligus salah satu dokumen penting yang dibutuhkan dalam berbagai keperluan, mulai dari pendidikan, layanan kesehatan, administrasi kependudukan, hingga pengurusan dokumen lainnya.
Kabar baiknya, pengurusan dokumen kependudukan kini semakin terdigitalisasi. Salah satu layanan yang dapat dimanfaatkan masyarakat adalah Identitas Kependudukan Digital atau IKD. Melalui aplikasi ini, sejumlah layanan administrasi kependudukan dapat diakses secara digital, termasuk pengajuan dokumen kelahiran pada layanan yang tersedia.
Lantas, bagaimana cara urus akta kelahiran online melalui IKD? Prosesnya dilakukan dengan masuk ke aplikasi, memilih layanan kelahiran, melengkapi data, mengunggah dokumen persyaratan, kemudian menunggu proses verifikasi dari Dukcapil. Berikut panduan dan hal penting yang perlu diketahui sebelum mengajukannya.
Cara Urus Akta Kelahiran Online Melalui IKD
Bagi masyarakat yang sudah memiliki akun IKD dan mendapatkan akses layanan terkait, pengajuan dapat dilakukan langsung dari aplikasi. Secara umum, langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Buka aplikasi IKD
Pastikan aplikasi Identitas Kependudukan Digital sudah terpasang pada ponsel dan akun IKD dapat digunakan untuk login.
Setelah aplikasi terbuka, masukkan PIN yang telah dibuat sebelumnya.
2. Pilih menu Pelayanan
Setelah berhasil masuk ke halaman utama, cari dan pilih menu Pelayanan.
Pada tahap tertentu, pengguna mungkin kembali diminta memasukkan PIN IKD sebagai bagian dari proses autentikasi.
3. Pilih layanan Kelahiran WNI
Di dalam menu pelayanan, cari pilihan Kelahiran WNI (Biodata telah memiliki NIK).
Pilihan ini ditujukan untuk pengajuan pencatatan kelahiran warga negara Indonesia yang data penduduknya telah tersedia dalam sistem.
4. Tekan tombol Ajukan
Setelah layanan kelahiran dipilih, tekan Ajukan untuk memulai proses permohonan.
Pengguna kemudian akan diarahkan ke bagian formulir permohonan.
5. Lengkapi data yang diminta
Isi seluruh informasi pada formulir sesuai dengan dokumen dan kondisi sebenarnya.
Pastikan nama, NIK, data orang tua, serta informasi kelahiran diisi dengan teliti. Kesalahan data dapat menyebabkan proses verifikasi membutuhkan perbaikan atau dokumen tambahan.
6. Unggah dokumen persyaratan
Selanjutnya, unggah dokumen yang diminta oleh sistem.
Persyaratan dapat mengikuti ketentuan administrasi kependudukan yang berlaku dan layanan yang disediakan oleh Dukcapil setempat. Karena itu, pengguna sebaiknya membaca daftar dokumen yang muncul di aplikasi sebelum mengirim permohonan.
7. Masukkan captcha dan kirim permohonan
Setelah semua data dan dokumen diperiksa, masukkan kode captcha apabila diminta.
Jika seluruh informasi sudah benar, pilih Ajukan untuk mengirim permohonan.
8. Tunggu proses verifikasi
Permohonan yang masuk tidak langsung otomatis disetujui. Data dan dokumen yang dikirim tetap perlu melalui proses verifikasi oleh petugas atau sistem pelayanan Dukcapil.
Karena itu, pastikan nomor kontak atau informasi lain yang digunakan dalam pengajuan masih aktif apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk proses pelayanan.
9. Akses dokumen secara digital
Apabila permohonan telah diverifikasi dan disetujui, dokumen kependudukan akan diterbitkan sesuai mekanisme layanan yang berlaku.
Dokumen digital yang tersedia kemudian dapat diakses melalui kanal digital yang disediakan.
Perlu diperhatikan, ketersediaan menu dan mekanisme layanan dapat berbeda sesuai implementasi layanan administrasi kependudukan di daerah masing-masing. Jika menu pengajuan akta kelahiran tidak tersedia di aplikasi, masyarakat dapat menghubungi Disdukcapil setempat untuk memastikan kanal pengajuan yang berlaku.
Apa Saja yang Perlu Disiapkan?
Sebelum mengajukan akta kelahiran secara online, jangan langsung membuka aplikasi tanpa menyiapkan dokumen pendukung.
Persyaratan dapat bergantung pada kondisi pencatatan kelahiran dan ketentuan pelayanan yang berlaku. Karena itu, dokumen yang diminta sebaiknya disiapkan dalam bentuk digital dengan kualitas gambar atau hasil pindai yang jelas.
Hal yang juga penting adalah memastikan seluruh informasi di dokumen konsisten. Perbedaan penulisan nama, tanggal lahir, atau data orang tua dapat membuat proses verifikasi menjadi lebih panjang.
Dalam pencatatan kelahiran, pemerintah juga telah memiliki mekanisme tertentu untuk kondisi ketika dokumen persyaratan tidak lengkap. Ditjen Dukcapil menjelaskan bahwa Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) telah diakomodasi dalam sistem administrasi kependudukan sebagai salah satu solusi dalam pelayanan pencatatan kelahiran.
Namun, penggunaan SPTJM tidak berarti semua kasus otomatis dapat diproses tanpa dokumen pendukung. Masyarakat tetap perlu mengikuti persyaratan dan arahan dari Dukcapil yang menangani permohonan.
QR Code Dokumen Kependudukan Kini Dipindai Lewat IKD
Selain pengajuan layanan secara digital, masyarakat juga perlu mengetahui perubahan pada sistem verifikasi dokumen kependudukan berbasis QR Code.
Ditjen Dukcapil mencantumkan pemberitahuan bahwa tautan pemindaian QR Code pada dokumen kependudukan tidak lagi berlaku sejak 1 Januari 2026. QR Code tersebut kini hanya dapat dipindai melalui aplikasi Identitas Kependudukan Digital (IKD).
Artinya, ketika masyarakat menemukan QR Code pada dokumen kependudukan seperti KK atau dokumen lainnya, penggunaan aplikasi pemindai QR umum tidak lagi menjadi metode yang digunakan untuk verifikasi tersebut.
Mengapa QR Code Perlu Dipindai Melalui IKD?
Pemindaian melalui IKD menjadi bagian dari mekanisme digitalisasi dokumen kependudukan.
Dengan mekanisme tersebut, proses pengecekan dokumen diarahkan melalui ekosistem layanan Dukcapil. Masyarakat juga tidak perlu mengandalkan aplikasi pemindai QR pihak ketiga untuk melakukan pengecekan terhadap QR Code pada dokumen kependudukan.
Karena itu, pengguna sebaiknya memastikan aplikasi IKD yang digunakan merupakan aplikasi resmi dan selalu mengikuti informasi terbaru dari Ditjen Dukcapil maupun Disdukcapil daerah.
Apakah Urus Akta Kelahiran Online Harus ke Dukcapil?
Salah satu tujuan digitalisasi administrasi kependudukan adalah mengurangi kebutuhan masyarakat untuk melakukan proses pelayanan secara tatap muka.
Namun, layanan digital tidak selalu berarti seluruh proses di setiap daerah memiliki mekanisme yang persis sama. Implementasi layanan dapat menyesuaikan sistem dan kebijakan pelayanan Dukcapil setempat.
Jika fitur pengajuan akta kelahiran tersedia di IKD, masyarakat dapat mengikuti tahapan yang muncul pada aplikasi. Sebaliknya, apabila layanan tersebut belum tersedia atau permohonan membutuhkan penanganan tertentu, pemohon dapat diarahkan menggunakan kanal pelayanan Dukcapil lainnya.
Dengan demikian, masyarakat sebaiknya tidak hanya berpatokan pada satu tutorial, tetapi juga mengecek informasi terbaru dari Disdukcapil kabupaten atau kota tempat pelayanan administrasi kependudukan dilakukan.
Tips Agar Pengajuan Tidak Terkendala
Ada beberapa hal sederhana yang bisa dilakukan sebelum menekan tombol Ajukan.
Pertama, periksa kembali seluruh data yang dimasukkan. Jangan terburu-buru mengirim formulir sebelum memastikan informasi sudah sesuai.
Kedua, pastikan dokumen yang diunggah dapat dibaca dengan jelas. Foto yang buram, terpotong, atau terlalu gelap berpotensi menyulitkan proses pemeriksaan.
Ketiga, gunakan aplikasi IKD versi terbaru dan pastikan koneksi internet stabil selama proses pengajuan.
Keempat, simpan informasi atau bukti pengajuan jika sistem menyediakannya. Informasi tersebut dapat berguna ketika ingin mengecek perkembangan permohonan.
Terakhir, jika permohonan membutuhkan perbaikan atau dokumen tambahan, ikuti petunjuk yang diberikan oleh Dukcapil. Jangan mengirim data yang berbeda dari dokumen resmi.
Digitalisasi Akta Kelahiran Mempermudah Akses Dokumen
Penggunaan IKD merupakan bagian dari arah digitalisasi pelayanan administrasi kependudukan. Ditjen Dukcapil sebelumnya juga menjelaskan penerapan tanda tangan elektronik dalam dokumen kependudukan sebagai bagian dari pelayanan administrasi secara digital. Mekanisme tersebut memungkinkan dokumen kependudukan diterbitkan secara elektronik sehingga masyarakat tidak selalu harus datang langsung ke kantor Dukcapil untuk memperoleh dokumen.
Bagi masyarakat, perubahan ini membuat proses administrasi menjadi lebih praktis. Namun, kemudahan tersebut tetap harus diikuti dengan ketelitian saat memasukkan data dan mengunggah persyaratan.
Jadi, cara urus akta kelahiran online melalui IKD pada dasarnya dimulai dari login ke aplikasi, masuk ke menu Pelayanan, memilih layanan Kelahiran WNI, mengisi formulir, mengunggah dokumen, lalu menunggu verifikasi. Jika layanan belum tersedia pada akun atau daerah pengguna, informasi dari Disdukcapil setempat tetap menjadi rujukan untuk mengetahui prosedur yang berlaku.
